Как эффективно организовать работу команды на "удаленке"?
Пандемия коронавируса принесла немало новшеств, и одно из них - это повсеместная удаленная работа. Как наладить работу коллектива на “удаленке”? Как максимально эффективно управлять командой на расстоянии? Попробуем рассказать.
Преимущества и недостатки удаленной работы
О плюсах “удаленки” говорить не приходится - это и возможность работать из любой точки земного шара, и найм сотрудников в режиме онлайн, и экономия денег на проезд и обеды, а для компаний — еще и отсутствие трат на аренду офиса. Почему же тогда удаленная работа приветствуется не везде?
Ответ прост. Потому что работа на расстоянии — это не только преимущества, но и весьма существенные недостатки. О них чуть ниже.
- Трудности перевода (в данном случае — коммуникации). Нельзя просто так взять и поручить сотруднику ту или иную задачу, встретив его в коридоре офиса или у кулера. В устной беседе можно быстро обсудить те или иные моменты, а в онлайн-режиме придется долго вести диалог, чтобы получить желаемый результат. Хотя ситуацию могут немного спасти видеозвонки с командой.
- Еще один нюанс “удаленки” — это контроль загрузки сотрудников, а точнее, отсутствие этого контроля. Довольно сложно определить, кто 24/7 сражается с горящими дедлайнами, а кто в это же время наслаждается очередной серией любимого сериала.
- При общении между сотрудниками онлайн нередко возникают недопонимания. Организовать рабочий процесс, донести ценности компании и в целом сплотить коллектив на “удаленке” сложно. Но нет ничего невозможного.
Со всеми перечисленными трудностями можно успешно справляться. Вот что мы можем посоветовать, исходя из своего опыта.
Как поставить задачу сотруднику на “удаленке”?
Часть команды Nethouse работает удаленно. Вот что помогает нам делать это максимально эффективно:
- Используйте интернет-инструменты для организации рабочего процесс. У нас это, например:
- Telegram (программа для общения сотрудников. Удобно отправлять индивидуальные сообщения и документы, создавать группы для обсуждения разных вопросов, совершать аудиозвонки).
- Google-документы (можно систематизировать документы по папкам, открывать доступ команде, оставлять комментарии и правки нескольким пользователям одновременно)
- Google-календарь (можно назначать общие и индивидуальные встречи)
- Zoom (удобен для видеосозвонов и совещаний всей командой).
- Ставя сотруднику задачу, постарайтесь объяснить, что именно нужно сделать, а главное — зачем. Любому человеку хочется понимать, в чем смысл того или иного действия. В противном случае результат может быть не совсем внятным.
- После каждого созвона не забудьте продублировать письменно содержание задач для коллег. Так вы точно будете уверены, что важная информация не потеряется и не забудется.
- Четко указывайте дату дедлайнов, желательно вплоть до часов. Для кого-то фраза “срок в пятницу” может означать сдачу проекта в 10-00 утра, а для кого-то и в 23-30.
- Разбивайте большие задачи на несколько маленьких. Это поможет убедиться, что сотрудник верно понял задание и двигается в правильном направлении.
Как контролировать занятость “удаленщиков”?
Для начала необходимо понять, что ваша задача — это не ежесекундный контроль над сотрудниками, а максимальная эффективность рабочего процесса, куда входят в том числе отличные результаты без срыва сроков.
Вот несколько советов, которые помогут вам наладить взаимодействие с коллегами:
1. Каждую неделю старайтесь проводить созвоны, где можно будет:
- обсудить что из запланированного было сделано, а с чем возникли сложности;
- проговорить список задач на следующую неделю;
- провести мозговой штурм для обсуждения и решения сложных вопросов;
Не забывайте про small talk. Спросите сотрудника, как дела и настроение, насколько он устал и вообще справляется с текущими задачами. Кажется, что это мелочь, но именно такие мелочи помогают создать здоровую атмосферу в коллективе.
2. Будьте честны с коллегами и с благодарностью принимайте обратную связь
Насколько легко работникам делиться с вами своими предложениями? Часто ли они просят вашей помощи в решении сложных вопросов? Будьте открыты новым идеям, принимайте критику, корректно отвечайте на вопросы, и тогда ваш коллектив станет еще сплоченнее, чем был.
Не обманывайте сотрудников и не утаивайте от них информацию, пусть даже она будет не самой приятной. Будьте честны с коллегами. Если, к примеру, у компании есть проблемы, то лучше сразу аккуратно сообщить об этом. Это особенно важно в период кризисов. Расскажите, что произошло и какие есть риски для компании. Так сотрудники смогут лучше понять решения, которые вы примете.
3. Обсудите время ответа на рабочие вопросы
Например, у нас есть правило отвечать в рабочем чате на вопрос в течение получаса, а на письмо - в течение одного рабочего дня.
В зависимости от специфики вашей работы, вы также можете договориться о сроках, увеличив или уменьшив время ответа. Однако важно помнить, что есть вопросы, для решения которых требуется постоянная концентрация сотрудника, поэтому нет большой необходимости требовать от работника, чтобы он мгновенно отвечал на сообщение в чате в ущерб своей занятости.
Правила взаимодействия между сотрудниками
Вот что помогает нам комфортно общаться друг с другом на “удаленке”:
- Высокая скорость интернета и отсутствие помех на заднем плане (никакой громкой музыки и постороннего шума).
- Все созвоны обязательно с видео. Для нас важно не только слышать, но и видеть своих коллег.
- Возможность быстро “расшарить” экран, чтобы здесь и сейчас показать то, над чем работает сотрудник. Не все могут хорошо воспринимать информацию на слух, поэтому демонстрация экрана хорошо выручает, когда необходимо наглядно показать задачу.
- Письменно фиксируем все, что было на общих или личных созвонах.
“Удаленка” и корпоративная культура
На расстоянии сложнее наладить не только коммуникацию, но и доверительные отношения между сотрудниками. Для того чтобы коллектив стал по-настоящему сплоченным, приходится приложить немало усилий, в том числе и сформировать корпоративную культуру. Однако итоговый результат стоит всех стараний.
Вот как мы решаем этот вопрос в Nethouse:
- еженедельные общие созвоны для всех сотрудников. Мы слушаем руководителей разных отделов, которые рассказывают, что произошло на прошлой неделе. Это помогает всем коллегами быть в курсе важных событий.
- small talk с хорошими новостями. Во время созвона каждый может поделиться тем хорошим, что случилось лично с ним или вообще.
- обсуждение планов на будущее (на полгода или год). Мы обсуждаем стратегию роста отдела и компании в целом, и так каждый из нас может привносить свои идеи и чувствовать себя причастным к развитию компании.
- обязательное знакомство с новичками. Когда к нам приходит новый сотрудник, то на общем созвоне каждый из нас кратко рассказывает, где живет и чем занимается.
- активности вне работы. Многие наши сотрудники общаются между собой и вне рабочих часов, например, играют в онлайн-игры.
Надеемся, что наши советы помогут вам разобраться в нюансах удаленной работы, и ее недостатки со временем станут для вас преимуществами.
